Αυτοματισμός Τιμολογίων με AI
Λιγότερη Χειροκίνητη Εργασία, Περισσότερη Ακρίβεια
Περίληψη
Η επεξεργασία τιμολογίων συχνά «κολλάει» σε emails, εκτυπώσεις και χειροκίνητες καταχωρήσεις. Η αυτοματοποίηση της διαχείρισης τιμολογίων προμηθευτών στοχεύει σε λιγότερη χειροκίνητη εργασία, περισσότερη ακρίβεια και πλήρη ιχνηλασιμότητα. Στην πράξη, περιλαμβάνει αυτόματη εξαγωγή δεδομένων από κάθε τύπο αρχείου, εφαρμογή σαφών κανόνων ελέγχου, αντιστοίχιση με το myDATA και αυτόματη καταχώρηση στο ERP. Έτσι, τα οικονομικα και εμπορικά τμήματα μίας επιχείρησης κερδίζουν χρόνο, μειώνουν λάθη και απλοποιούν τους ελέγχους.
Το πρόβλημα που λύνουμε
- Χρόνος που χάνεται στην καταχώρηση δεδομένων (ποσά, ημερομηνίες, ΑΦΜ κ.λπ.)
- Λάθη χειροκίνητης εισαγωγής, που οδηγούν σε διορθώσεις και καθυστερήσεις
- Δυσκολία ελέγχου: διάσπαρτα emails, πολλαπλές εκδόσεις, χαμένες εγκρίσεις
- Δυσκολία αναζήτησης και εύρεσης τιμολογίων
Τι να προσέξετε όταν αξιολογείτε λύσεις αυτοματοποίησης διαχείρισης τιμολογίων
- Υποστήριξη όλων των μορφών αρχείων (PDF, σκαναρισμένα, φωτογραφίες, emails)
- Προσαρμογή κανόνων και pipelines στις δικές σας διαδικασίες
- Έτοιμες διασυνδέσεις με ERP και σαφής ροή δεδομένων
- Αντιστοίχιση με το myDATA για γρήγορους ελέγχους
- Ασφάλεια, ρόλοι πρόσβασης και ιστορικό ενεργειών
- Χρόνος υλοποίησης και απαιτούμενοι πόροι
- Διαφάνεια κόστους και μετρήσιμο ROI
Τι αλλάζει με την PaperTrail
- Αυτόματη εξαγωγή δεδομένων από κάθε μορφή αρχείου (PDF, σκαναρισμένα αρχεία, φωτογραφίες, emails)
- Custom pipelines σύμφωνα με τις δικές σας ανάγκες (τύποι δαπανών, κανόνες ελέγχου, εγκρίσεις)
- Διασύνδεση με ERP για αυτόματη εισαγωγή δεδομένων
- Σύνδεση με το myDATA για αντιστοίχιση ποσών και διευκόλυνση ελέγχων
- Κεντρικό, αναζητήσιμο αρχείο με φίλτρα
Πώς λειτουργεί, σε 4 απλά βήματα
- Ανέβασμα τιμολογίων
Σε οποιαδήποτε μορφή (PDF, σκαναρισμένα αρχεία, φωτογραφίες ή μέσω email). - Εξαγωγή βασικών δεδομένων
Η πλατφόρμα αναγνωρίζει και εξάγει ποσά, ημερομηνίες, ΑΦΜ, αριθμούς τιμολογίου, IBAN, περιγραφές κ.ά., χωρίς ανάγκη χειροκίνητης καταχώρησης. - Έλεγχοι και αντιστοιχίσεις
Εφαρμόζονται οι κανόνες που συμφωνούμε μαζί (π.χ. όρια εγκρίσεων, τμήματα, κατηγορίες δαπανών). Επιπλέον, γίνεται αντιστοίχιση με το myDATA για συμφωνία ποσών και διευκόλυνση ελέγχων. - Καταχώρηση στο ERP
Τα δεδομένα περνούν αυτόματα στο ERP σας. Βλέπετε ενημερωμένη κατάσταση (π.χ. “Εγκρίθηκε”), ενώ όλα τα τιμολόγια παραμένουν αναζητήσιμα στο cloud.
Τι να περιμένετε στην πράξη
- Ταχύτερη επεξεργασία: από ώρες καταχώρησης, σε λίγα λεπτά ελέγχου
- Λιγότερα λάθη: τυποποιημένη εξαγωγή και σαφείς κανόνες
- Καλύτερη εικόνα: ένα μέρος για όλα, με εύκολη αναζήτηση και φίλτρα
- Εύκολοι έλεγχοι: αντιστοίχιση με το myDATA και πλήρες ιστορικό ενεργειών.
- Ομαλή προσαρμογή: custom pipelines για τους δικούς σας προμηθευτές, φόρμες και ροές.
Σε ποιους απευθύνεται
- Οικονομικά & εμπορικά τμήματα και λογιστήρια με μεγάλο όγκο τιμολογίων
- Εταιρείες με πολλαπλά υποκαταστήματα ή βήματα εγκρίσεων
- Κλάδοι όπως logistics, κατασκευές, υπηρεσίες, λιανική
Συχνές ερωτήσεις
- Τι τύπους αρχείων υποστηρίζετε;
Υποστηρίζουμε οποιονδήποτε τύπο αρχείου για τιμολόγια και παραστατικά (PDF, εικόνες, σκαναρισμένα αρχεία, αποστολές μέσω email). - Συνδέεστε με το ERP μας;
Ναι. Η PaperTrail διασυνδέεται με ERP για αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και ενημέρωση κατάστασης. Ο ακριβής τρόπος εξαρτάται από το σύστημά σας και ορίζεται στο set-up. - Υπάρχει διασύνδεση με το myDATA;
Ναι. Γίνεται αντιστοίχιση ποσών/στοιχείων με το myDATA ώστε να διευκολύνονται οι έλεγχοι και να εντοπίζονται γρήγορα αποκλίσεις. - Χρειάζεται εκπαίδευση;
Η πλατφόρμα είναι απλή στη χρήση. Κατά το set-up, ρυθμίζουμε μαζί τα pipelines σας ώστε να ταιριάζουν απόλυτα στη ροή εργασίας σας.
Θα θέλατε να δείτε πώς λειτουργεί πάνω στα δικά σας τιμολόγια;
Κλείστε ένα δωρεάν demo.
Σε
λίγα λεπτά θα δείτε την εξαγωγή δεδομένων, την αντιστοίχιση με το myDATA και την αυτόματη καταχώρηση στο
ERP σας.
Συγγραφέας
Νίκη Κατσαράκη
