Cargo-partner
Πώς μια εταιρεία logistics μετέτρεψε τα διάσπαρτα τιμολόγια σε ενοποιημένη ψηφιακή ροή εργασιών
Κλάδος
Logistics & Μεταφορές
Πρόκληση
Χειροκίνητη διαχείριση τιμολογίων, έλλειψη κεντρικής πρόσβασης, απώλεια χρόνου Λύση: Αυτόματη εξαγωγή δεδομένων με AI & κεντρικό ψηφιακό αρχείο
Αποτελέσματα
Περίληψη
Η Cargo-partner, με γραφεία σε Αθήνα και Θεσσαλονίκη, δεχόταν μεγάλο όγκο εισερχόμενων τιμολογίων χωρίς τυποποιημένη διαδικασία. Με την PaperTrail, δημιούργησε μια κεντρική, αναζητήσιμη βάση τιμολογίων που απλοποίησε τη ροή εργασιών, μείωσε τη χειροκίνητη εργασία και βελτίωσε τη διατμηματική επικοινωνία.
Η Πρόκληση
- Τα τιμολόγια προμηθευτών κατέληγαν σε κοινόχρηστο email.
- Δεν υπήρχε σταθερή διαδικασία για το τι έχει καταχωρηθεί και από ποιον.
- Το Operations εκτύπωνε και παρέδιδε φυσικά έγγραφα στο Λογιστήριο, με καθυστερήσεις και αυξημένο κόστος.
- Η αναζήτηση παλαιών τιμολογίων σήμαινε scroll σε μεγάλα email threads ή ψάξιμο σε στοίβες χαρτιών.
- Κάθε ομάδα αρχειοθετούσε έντυπα σε διαφορετικά σημεία, δυσκολεύοντας τη συνεργασία.
Η ανάγκη
- Δημιουργία κεντρικής βάσης αποθήκευσης και δυνατότητα αναζήτησης τιμολογίων.
- Κατάργηση της διαχείρισης φυσικού αρχείου και μείωση χειροκίνητης καταχώρησης.
- Βελτίωση ακρίβειας και διαφάνειας στις ροές πληρωμών.
- Ευκολότερη συνεργασία μεταξύ ομάδων Αθήνας και Θεσσαλονίκης.
- Ταχύτερο onboarding νέων μελών με ένα τυποποιημένο σύστημα.
Η Λύση
Η Cargo-partner ανακάλυψε την PaperTrail μέσω στοχευμένης καμπάνιας Google Ads, αναζητώντας λύση για document management. Συνεργαστήκαμε στενά για να κατανοήσουμε τις διαδικασίες τους και προσαρμόσαμε την πλατφόρμα στις ανάγκες τους. Μετά από σύντομο onboarding και hands-on demo, το σύστημα ήταν live, με γρήγορο onboarding και εύκολη υιοθέτηση.
Με την PaperTrail:
- Όλα τα τιμολόγια αποθηκεύονται πλέον σε κεντρικό, δομημένο ψηφιακό αρχείο.
- Η AI εξάγει και οργανώνει αυτόματα τα βασικά στοιχεία.
- Οι ομάδες, ανεξαρτήτως τοποθεσίας, έχουν πρόσβαση και συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο.
- Τέλος οι εκτυπώσεις, τα προωθημένα emails και οι διπλές εργασίες.
Τα Αποτελέσματα
Σε λιγότερο από 12 μήνες, η Cargo-partner πέτυχε:
- 120 ώρες εξοικονόμηση ανά μήνα
- 720€ ετήσια εξοικονόμηση σε χαρτί και μελάνι
- Λιγότερα λάθη χάρη στην αυτοματοποιημένη καταχώρηση
- Ευκολότερη συμφωνία καρτέλας προμηθευτών και παρακολούθηση τιμολογίων
- Βελτιωμένη εσωτερική συνεργασία και διαφάνεια
Γιατί Δούλεψε
- Αποδοτικότητα χρόνου: Η αυτόματη εξαγωγή δεδομένων και το tagging επιτάχυναν τη διαχείριση.
- Μείωση κόστους: Μηδενίστηκαν τα κόστη εκτύπωσης, μελανιών και χαρτιού.
- Ακρίβεια δεδομένων: Λιγότερα λάθη χειροκίνητης εισαγωγής και καλύτερο vendor management.
- Ευθυγράμμιση διαδικασιών ομάδων: Και τα δύο λογιστικά τμήματα ακολουθούν ενιαία διαδικασία, βελτιώνοντας την επικοινωνία σε όλη την εταιρεία.
Εμπνευστήκατε από αυτή την ιστορία; Η ομάδα σας μπορεί να είναι η επόμενη. Προγραμματίστε ένα demo.
Συγγραφέας
Νίκη Κατσαράκη
