Από το manual ξεφύλλισμα σύμβασης στην αυτόματη εύρεση ρήτρας

Πώς να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση συμβάσεων και να εξαλείψετε τη χειροκίνητη αναζήτηση

Εισαγωγή

Στις σύγχρονες επιχειρήσεις, ο όγκος των συμβάσεων αυξάνεται ταχύτερα από τον χρόνο που διαθέτουν τα στελέχη για να τις διαχειριστούν. Το αποτέλεσμα είναι ένας «αόρατος» φόρτος εργασίας: ώρες χαμένες σε αναζητήσεις όρων, ρητρών και ημερομηνιών λήξης. Η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών δεν είναι πλέον πολυτέλεια, αλλά προϋπόθεση για τη σωστή διαχείριση. Ας δούμε τα βήματα για τη μετάβαση σε ένα έξυπνο workflow.

Βήμα 1: Συγκεντρώστε τη γνώση σε μία ενιαία βάση

Το πρώτο βήμα είναι η κατάργηση των «στεγανών» (data silos). Οι συμβάσεις που βρίσκονται διασκορπισμένες σε emails, τοπικούς φακέλους και φυσικά αρχεία πρέπει να ψηφιοποιηθούν και να συγκεντρωθούν.

Η προσέγγιση της PaperTrail: Η πλατφόρμα δημιουργεί αυτή την ενιαία βάση γνώσης αυτόματα, καθιστώντας κάθε αρχείο άμεσα αναζητήσιμο από τη στιγμή που ανεβαίνει στο σύστημα.

Βήμα 2: Περάστε από την Αποθήκευση στην Ανάγνωση (Data Extraction)

Η απλή ψηφιοποίηση (PDF) δεν αρκεί. Χρειάζεστε ένα σύστημα που «καταλαβαίνει» τι περιέχει το έγγραφο. Η αυτοματοποιημένη εξαγωγή βασικών στοιχείων, όπως οι συμβαλλόμενοι, οι ημερομηνίες και τα ποσά, είναι το κλειδί για να σταματήσει η χειροκίνητη καταχώρηση σε Excel.

Πώς βοηθά το AI: Η PaperTrail χρησιμοποιεί AI για να αναγνωρίζει και να δομεί αυτά τα δεδομένα αυτόματα, μειώνοντας τα ανθρώπινα σφάλματα και την κούραση της πληκτρολόγησης.

Βήμα 3: Προσαρμόστε την πληροφορία στις δικές σας ανάγκες

Κάθε τμήμα αναζητά διαφορετικά δεδομένα. Το Νομικό Τμήμα εστιάζει σε ρήτρες, ενώ οι Προμήθειες στο είδος των παρεχόμενων υπηρεσιών και στους όρους πληρωμής. Η αυτοματοποίηση πρέπει να είναι παραμετροποιήσιμη.

Custom Pipelines: Στην PaperTrail, η πλατφόρμα «μαθαίνει» τις προτεραιότητές σας κατά το setup και δημιουργεί custom ροές εργασίας που εξάγουν ακριβώς τα πεδία που έχουν αξία για εσάς.

Βήμα 4: Ενεργοποιήστε την αναζήτηση σε φυσική γλώσσα

Ο στόχος είναι να μπορεί οποιοδήποτε εξουσιοδοτημένο στέλεχος να βρει μια πληροφορία χωρίς να χρειάζεται να διαβάσει 50 σελίδες. Αντί για αναζήτηση με keywords, υιοθετήστε τη λογική των ερωταπαντήσεων.

Grounded Chat: Μέσω του Chat της PaperTrail, μπορείτε να ρωτάτε για λεπτομέρειες των συμβάσεών σας και να λαμβάνετε απαντήσεις με παραπομπές (citations) στο πρωτότυπο έγγραφο, διασφαλίζοντας την απόλυτη εγκυρότητα.

Βήμα 5: Συνδέστε τη γνώση με τα υπόλοιπα συστήματα (ERP/CRM)

Η αυτοματοποίηση ολοκληρώνεται όταν η πληροφορία «ταξιδεύει». Οι ημερομηνίες λήξης ή οι οικονομικοί όροι πρέπει να ενημερώνουν αυτόματα το ERP ή το CRM της εταιρείας.

Bridges: Στην PaperTrail δημιουργούμε γέφυρες διασύνδεσης, ώστε η γνώση που εξάγεται από τα έγγραφα να τροφοδοτεί άμεσα τα υποσυστήματα που χρησιμοποιείτε καθημερινά.

Συμπέρασμα

Η μετάβαση στην έξυπνη διαχείριση συμβάσεων δε γίνεται σε μία νύχτα, αλλά ξεκινά με τη σωστή μεθοδολογία. Μειώνοντας τη χειροκίνητη αναζήτηση, επιτρέπετε στην ομάδα σας να εστιάσει σε εργασίες που πραγματικά προσφέρουν αξία, διασφαλίζοντας παράλληλα τη συμμόρφωση με πρότυπα διαχείρισης και την ασφάλεια των δεδομένων σας.

Επόμενο Βήμα

Θέλετε να δείτε πώς αυτή η μεθοδολογία εφαρμόζεται στην πράξη για τη δική σας επιχείρηση; Κλείστε ένα demo με την PaperTrail και ας σχεδιάσουμε μαζί το δικό σας custom workflow.