Αυτοματοποίηση HR Εγγράφων με AI

Από PDF σε Ψηφιακό Φάκελο Προσωπικού, χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση

Περίληψη

Τα τμήματα HR διαχειρίζονται έναν τεράστιο όγκο εγγράφων: συμβάσεις, άδειες, αξιολογήσεις, πιστοποιήσεις, σημειώματα. Με την PaperTrail, μετατρέπετε αυτά τα αρχεία σε δομημένα, αναζητήσιμα δεδομένα με AI, χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.

Δημιουργείτε έναν ψηφιακό φάκελο προσωπικού ανά εργαζόμενο, αυτοματοποιείτε ροές εγκρίσεων, λαμβάνετε ειδοποιήσεις για λήξεις/ανανεώσεις και διασφαλίζετε συμμόρφωση με το GDPR, με πλήρες ιστορικό ενεργειών.

Γιατί το HR «πνίγεται» στα έγγραφα

• Διασπορά πληροφορίας σε emails, φακέλους και προσωπικά drives.
• Χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων από συμβάσεις και βιογραφικά.
• Καθυστερήσεις σε προθεσμίες (λήξεις συμβάσεων, πιστοποιήσεις, αξιολογήσεις).
• Δύσκολη αναζήτηση και ανάκτηση παλαιών αρχείων.
• Πιέσεις για συμμόρφωση με κανονισμούς: ρόλοι/δικαιώματα, retention policies, audit trail.

Τι να ζητήσετε από μία λύση αυτοματοποίησης HR εγγράφων

• Υποστήριξη ελληνικής γλώσσας.
• Αυτόματη αναγνώριση βασικών πεδίων (ονόματα, ημερομηνίες, τύποι συμβάσεων, όροι ανανέωσης).
• Αναζήτηση σε φυσική γλώσσα με citations (παραπομπές σελίδας/παραγράφου).
• Διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης (RBAC), κρυπτογράφηση και πλήρες audit trail.
• Πολιτικές διατήρησης/διαγραφής και συγκεκριμένα δικαιώματα ανά φάκελο/αρχείο.
• Αυτοματισμοί: ειδοποιήσεις λήξης, ροές εγκρίσεων, κ.λπ.
• Διασυνδέσεις με HRIS/ERP/CRM ή άλλα εσωτερικά συστήματα.
• Γρήγορη υλοποίηση και μετρήσιμο ROI.

Τι αλλάζει με την PaperTrail

• Αυτόματη εξαγωγή δεδομένων: από συμβάσεις, αιτήσεις άδειας, αξιολογήσεις, πρακτικά.
• Ψηφιακός φάκελος προσωπικού: όλα τα αρχεία ανά εργαζόμενο, αναζητήσιμα και οργανωμένα.
• Αναζήτηση με φυσική γλώσσα: ρωτάτε “Ποιες συμβάσεις λήγουν τον Νοέμβριο;” και λαμβάνετε απάντηση με παραπομπές.
• Έξυπνες ειδοποιήσεις: notifications για λήξεις, κριτήρια αξιολόγησης, εκκρεμείς εγκρίσεις.
• Custom pipelines: ορίζουμε μαζί ποια πεδία σας ενδιαφέρουν (τύπος σύμβασης, ημερομηνίες, ώρες, υπεύθυνος κ.ά.) και τα εξάγουμε.
• Ασφάλεια και συμμόρφωση: δικαιώματα πρόσβασης, κρυπτογράφηση, audit logs, πολιτικές retention.
• Διασύνδεση: γεφυρώνουμε την PaperTrail με HRIS/ERP/CMS για ενημέρωση πεδίων ή τροφοδότηση dashboards.

5 ενδεικτικές ροές εργασίας HR που αυτοματοποιούνται

1. Onboarding νέου εργαζομένου: Ανεβάζετε τη σύμβαση και τα συνοδευτικά (υπεύθυνες δηλώσεις, πολιτικές). Αυτόματη εξαγωγή πεδίων (ημ/νία έναρξης, θέση, όροι). Trigger υπενθυμίσεων για εξοπλισμό/πρόσβαση και επόμενα βήματα.
2. Ανανέωση συμβάσεων ορισμένου χρόνου: Εντοπισμός όρων ανανέωσης και κρίσιμων ημερομηνιών. Αυτόματες ειδοποιήσεις στον HRBP και στον manager 30/15/7 ημέρες πριν. Καταγραφή απόφασης και ενημέρωση status.
3. Διαχείριση αδειών: Εξαγωγή πεδίων από φόρμες/emails (ημ/νίες, τύπος άδειας, εγκρίνων). Ροή έγκρισης, ειδοποιήσεις και καταγραφή στο ιστορικό.
4. Πιστοποιήσεις και εκπαίδευση: Παρακολούθηση λήξεων (π.χ. ISO, ασφάλεια, τεχνικές άδειες). Triggers για ανανέωση/εκπαίδευση και αποθήκευση νέων πιστοποιητικών.
5. Performance reviews: Οργάνωση αξιολογήσεων ανά περίοδο. Εξαγωγή key points/ratings, υπενθυμίσεις deadlines και σύγκριση σε dashboards.
6. Recruiting & Βιογραφικά: Εισαγωγή CVs από email/φόρμα/ATS export. Αυτόματη εξαγωγή: skills, εμπειρία, εκπαίδευση, projects, γλώσσες. De-duplication υποψηφίων, tagging, pipeline stages. Αυτόματη προ-κατάταξη βάσει κριτηρίων θέσης και blind screening όπου απαιτείται. Συγχρονισμός με ATS/HRIS.

Παραδείγματα ερωτήσεων που απαντώνται σε δευτερόλεπτα

• “Ποιες συμβάσεις εργασίας λήγουν το Q4;”
• “Υπάρχουν εργαζόμενοι χωρίς υπογεγραμμένη πολιτική απορρήτου;”
• “Ποιες άδειες εκκρεμούν για έγκριση;”
• “Ποιοι εκπαιδεύτηκαν σε Health & Safety τους τελευταίους 12 μήνες;”
• “Βιογραφικά με ‘ISO 9001’ και ‘internal auditor’ τον τελευταίο μήνα.”

Υλοποίηση σε 4 βήματα

1. Επιλογή τύπων εγγράφων: συμβάσεις, άδειες, αξιολογήσεις, πιστοποιήσεις, βιογραφικά.
2. Ορισμός μεταδεδομένων και πολιτικών πρόσβασης/retention.
3. Πιλοτική ευρετηρίαση και έλεγχος ακρίβειας με εκπροσώπους HR.
4. Εκπαίδευση 60’ και rollout. Feedback loop για βελτιώσεις.

KPIs για να μετρήσετε την επιτυχία

• Χρόνος αναζήτησης/εύρεσης αρχείων (πριν vs μετά).
• Ποσοστό αιτημάτων που διεκπεραιώνονται χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.
• Μείωση εκκρεμοτήτων/καθυστερήσεων σε ανανεώσεις/εγκρίσεις.
• Συμμόρφωση: audit findings, παραβιάσεις πρόσβασης.
• Ικανοποίηση χρηστών και υιοθέτηση.

Σύντομος υπολογισμός ROI (παράδειγμα)

• 200 εργαζόμενοι x 8 έγγραφα/έτος x 5’ χειροκίνητης διαχείρισης = ~133 ώρες/έτος.
• Με PaperTrail (30’’/έγγραφο): ~27 ώρες/έτος.
• Εξοικονόμηση ~106 ώρες/έτος (+ μείωση λαθών και κόστους αποθήκευσης).

Συχνές ερωτήσεις

Τι τύπους αρχείων υποστηρίζετε;
PDF, σκαναρισμένα, εικόνες/φωτογραφίες, αρχεία από email. Υποστηρίζουμε ελληνικά με AI OCR.

Πώς διασφαλίζεται η συμμόρφωση με το GDPR;
Δικαιώματα πρόσβασης, κρυπτογράφηση, audit logs, πολιτικές διατήρησης/διαγραφής και ελαχιστοποίηση δεδομένων. Οι απαντήσεις συνοδεύονται από citations για διαφάνεια.

Μπορεί να συνδεθεί με το HRIS/ERP μας;
Ναι. Δημιουργούμε διασυνδέσεις ώστε τα δεδομένα να ενημερώνονται ή να τροφοδοτούν τα συστήματά σας. Ο τρόπος ορίζεται στο set-up.

Πόσος χρόνος χρειάζεται για υλοποίηση;
Συνήθως λίγες ημέρες για τους πρώτους τύπους εγγράφων, ανάλογα με τις ροές και τα πεδία που θα ορίσουμε.

Χρειάζεται εκπαίδευση;
Η πλατφόρμα είναι απλή. Παρέχουμε σύντομη εκπαίδευση και ρυθμίζουμε μαζί τα pipelines.

Θέλετε να δείτε την αυτοματοποίηση HR εγγράφων πάνω στα δικά σας αρχεία; Σε λίγα λεπτά θα δείτε αυτόματη εξαγωγή δεδομένων, αναζήτηση σε φυσική γλώσσα και ειδοποιήσεις για λήξεις/εγκρίσεις. Ζητήστε ένα demo.