Αναζήτηση με Φυσική Γλώσσα
Ο πιο γρήγορος τρόπος να βρείτε ό,τι κρύβεται στα έγγραφά σας
Περίληψη
Οι ομάδες σπαταλούν χρόνο ψάχνοντας μέσα σε φακέλους, shared drives και email threads. Η αναζήτηση με φυσική γλώσσα (Natural Language Search, NLS) επιτρέπει να ρωτάτε με απλή γλώσσα και να λαμβάνετε απαντήσεις απευθείας από τα έγγραφα, με παραπομπές και αναφορές πηγών. Με σωστή ευρετηρίαση, υποστήριξη ελληνικών (OCR) και κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης, η πληροφορία μετατρέπεται σε κοινή βάση γνώσης για όλη την επιχείρηση.
Γιατί υπάρχει πρόβλημα σήμερα
- Η πληροφορία είναι σκόρπια: φάκελοι, κοινόχρηστα drive, emails
- Διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου: ποιο είναι το σωστό, τελικό αρχείο;
- Οι λέξεις-κλειδιά δεν καλύπτουν συνώνυμες λέξεις ή ορολογία που χρησιμοποιείται μεταξύ της ομάδας
- Ακοθόριστη ροή πληροφορίας: ερωτήσεις μεταξύ τμημάτων και συνεργατών
- Περιορισμένη ιχνηλασιμότητα: ποιος είδε τι, πότε το είδε και τι άλλαξε
Τι είναι η αναζήτηση με φυσική γλώσσα (NLS) στα έγγραφα
- Κατανοεί την πρόθεση της ερώτησης, όχι μόνο τις συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά.
- Εντοπίζει σχετικές παραγράφους, πίνακες και πεδία μέσα στα αρχεία.
- Λειτουργεί σε διαφορετικούς τύπους (π.χ. PDF, σαρωμένα αρχεία, εικόνες, emails).
- Υποστηρίζει ελληνικά (OCR, οντότητες, ημερομηνίες/ποσά). Παράδειγμα: «Πότε λήγει η σύμβαση με τον Προμηθευτή Χ;» → Άμεση απάντηση με απόσπασμα και αναφορά σελίδας/παραγράφου.
Οφέλη που μπορείτε να περιμένετε
- ~90% λιγότερος χρόνος για εύρεση πληροφορίας
- Κοινή βάση γνώσης: λιγότερα “Μπορείτε να μου στείλετε εκ νέου το αρχείο;”
- Συνέπεια απαντήσεων: όλοι βλέπουν το ίδιο, τεκμηριωμένο αποτέλεσμα
- Καλύτερη διαχείριση: ιστορικό ενεργειών και έλεγχος πρόσβασης
Καλές πρακτικές για υψηλή ακρίβεια
- Ποιότητα αρχείων: καθαρά scans/φωτογραφίες, σωστό DPI, χωρίς περικοπές.
- Ορολογία: ορίστε την ορολογία που θα χρησιμοποιείται ανά τμήμα (π.χ. «αυτόματη ανανέωση» = «auto-renewal»).
- Σωστά μεταδεδομένα: τύπος εγγράφου, αντισυμβαλλόμενος, ημερομηνίες, tags
- Δικαιώματα πρόσβασης: διαβαθμίσεις & ρόλοι
- Feedback loop: δυνατότητα διόρθωσης/επιβεβαίωσης ώστε το σύστημα να βελτιώνεται
Παραδείγματα ερωτήσεων ανά τμήμα
- Νομικό: «Συμβάσεις με ρήτρα αυτόματης ανανέωσης που λήγουν το Q4», «Ρήτρες SLA < 99,5%».
- Οικονομικό: «Συνολικό ποσό προς Προμηθευτή Χ στο Q1», «Τιμολόγια χωρίς IBAN».
- HR: «Συμβάσεις εργασίας που λήγουν τον Σεπτέμβριο», «Εκκρεμούν εγκρίσεις αδειών;».
- Έργα/Operations: «Εγκρίσεις σε εκκρεμότητα για έργο 123», «Τεχνικά έγγραφα με τελευταία ενημέρωση τον Ιούνιο».
- Διοικητική υποστήριξη: «Εισηγήσεις με τη φράση “αποστολή προσφοράς” τον περασμένο μήνα».
Για οργανισμούς που θέλουν να ξεκινήσουν γρήγορα, πλατφόρμες με ελληνικό OCR, αναζήτηση σε φυσική γλώσσα (με citations) και έτοιμες διασυνδέσεις (π.χ. ERP/CRM/CMS) επιταχύνουν σημαντικά την υλοποίηση. Ενδεικτικά, σε λύσεις όπως η PaperTrail:
- Ορίζουμε εξαρχής ποια μεταδεδομένα θα εξάγονται (τύπος εγγράφου, αντισυμβαλλόμενος, ημερομηνίες, ποσά, tags) και διαμορφώνουμε τα εξαγόμενα δεδομένα ανά τμήμα.
- Ρυθμίζονται ρόλοι και επίπεδα πρόσβασης (RBAC). Ενδεικτικά, ένας χρήστης μπορεί να βλέπει και να αναζητά μόνο ό,τι έχει ανεβάσει ο ίδιος.
- Τα μεταδεδομένα εξάγονται και δομούνται σε πίνακες, ώστε να φιλτράρονται, να ελέγχονται και να διορθώνονται εύκολα.
- Τα feedback loops και οι διορθώσεις βελτιώνουν σταδιακά την ακρίβεια.
Πώς υλοποιείται σε 4 βήματα
- Επιλογή τύπων εγγράφων (π.χ. συμβάσεις, εγκρίσεις)
- Ορισμός εξαγόμενων μεταδεδομένων και πολιτικών πρόσβασης
- Πιλοτική ευρετηρίαση και αξιολόγηση αποτελεσμάτων με εκπροσώπους από κάθε τμήμα
- Εκπαίδευση 60’ και rollout, με σύντομο κύκλο βελτιώσεων
Τι να προσέξετε όταν αξιολογείτε λύσεις
- Υποστήριξη ελληνικών (OCR, μορφές ημερομηνιών/νομισμάτων)
- Αναφορές πηγών σε επίπεδο παραγράφου και σελίδας
- Δικαιώματα πρόσβασης, κρυπτογράφηση και πλήρες audit trail
- Συνδυασμός chat και κλασικής αναζήτησης/φίλτρων
- Διασυνδέσεις με υπάρχοντα συστήματα (APIs, webhooks)
- Μετρήσιμο ROI και ρεαλιστικός χρόνος υλοποίησης
Συχνά λάθη που καθυστερούν τα αποτελέσματα
- Υπερβολικά πολύπλοκοι φάκελοι που δεν βοηθούν την αναζήτηση περιεχομένου
- Μη συγκεκριμένη διατύπωση των εξαγόμενων μεταδεδομένων με ακρίβεια
- Παράλειψη ελέγχων πρόσβασης και μηδενικό audit trail
- Παράβλεψη των citations στις απαντήσεις
KPIs για να μετρήσετε την επιτυχία
- Χρόνος εύρεσης πληροφορίας (πριν vs. μετά την υλοποίηση)
- Ποσοστό ερωτήσεων που απαντώνται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση
- Μείωση ad-hoc αιτημάτων μεταξύ τμημάτων
- Ικανοποίηση χρηστών και ρυθμός υιοθέτησης
Θέλετε να το δείτε στην πράξη, πάνω στα δικά σας αρχεία; Ζητήστε ένα σύντομο demo. Σε λίγα λεπτά θα δείτε αναζήτηση σε φυσική γλώσσα με ελληνικό OCR, απαντήσεις με αναφορές πηγών και αποτελέσματα που σέβονται τα δικαιώματα πρόσβασης.
Συγγραφέας
Νίκη Κατσαράκη
BOOK A DEMO
