Επιλογή Use Cases για αυτοματοποίηση με ΑΙ:

Πώς να βαθμολογείτε ευκαιρίες και ρίσκα με ένα απλό Scoring Matrix

Περίληψη

Η σωστή επιλογή use cases καθορίζει το 80% του αποτελέσματος. Το παρακάτω Scoring Matrix σάς βοηθά να ξεκινήσετε από ροές με υψηλή αξία, χαμηλό ρίσκο και μετρήσιμα αποτελέσματα. Περιλαμβάνει κριτήρια, σημαντικότητα, κλίμακα 1–5, τύπο υπολογισμού, παραδείγματα για Finance/Legal/HR και διαδικασίες απόφασης.

Το Scoring Matrix (κριτήρια και σημαντικότητα)

Βαθμολογήστε κάθε κριτήριο από 1 (χαμηλό) έως 5 (υψηλό). Πολλαπλασιάστε με τη σημαντικότητα και αθροίστε.

1. Επιχειρηματικός αντίκτυπος – 30%

   Εξοικονόμηση χρόνου/κόστους, μείωση ρίσκου, επιρροή σε έσοδα.

2. Ετοιμότητα δεδομένων – 20%

   Όγκος, ποιότητα σκαναρίσματος, πρόσβαση, ελληνικά, ύπαρξη μορφοτύπων.

3. Καταλληλότητα διαδικασίας – 15%

   Σταθερή ροή, σαφείς κανόνες, ξεκάθαρα outputs.

4. Ρίσκο & συμμόρφωση – 15%

   Νομική κρισιμότητα, προσωπικά δεδομένα, ιχνηλασιμότητα.

5. Integrations & προσπάθεια – 10%

   Πολυπλοκότητα σύνδεσης με ERP/CRM/HRIS, διαθέσιμα APIs/webhooks.

6. Χρηματοδότηση & ιδιοκτησία – 10%

   Sponsor, Product Owner, συνεργασία IT/Legal, διαθέσιμοι πόροι.

Κλίμακα 1–5 (ορισμοί)

• 1: Χαμηλό/ανέτοιμο/υψηλό ρίσκο/δύσκολα δεδομένα.
• 3: Μέτριο/μερικώς έτοιμο/ελεγχόμενο ρίσκο.
• 5: Υψηλός αντίκτυπος/ώριμα δεδομένα/χαμηλό ρίσκο/εύκολες διασυνδέσεις/υψηλή χρηματοδότηση.

Υπολογισμός

Συνολική Βαθμολογία = ΣUM(Βαθμός κριτηρίου x Βάρος κριτηρίου). Παράδειγμα: Impact 5 x 0,30 = 1,50 κ.ο.κ. Μέγιστο 5,00.

Όρια λήψης απόφασης

• ≥ 4,0: Δοκιμάστε πιλοτικά τώρα (2–6 εβδομάδες).
• 3,0–3,9: Προετοιμάστε προαπαιτούμενα (σχεδιάγραμμα, προσβάσεις) και δοκιμάστε πιλοτικά σε 4–8 εβδομάδες.
• 2,0–2,9: Ορίστε εκκρεμότητες με σαφείς προϋποθέσεις. Επανεξέταση σε 90 ημέρες.
• < 2,0: Απορρίψτε για τώρα.

Παραδείγματα βαθμολόγησης

1. Αυτοματισμός Τιμολογίων (Finance/AP)

• Αντίκτυπος: 5
• Δεδομένα: 4
• Διαδικασία: 5
• Ρίσκο: 4
• Διασυνδέσεις: 4
• Χρηματοδότηση: 5

Βαθμολογία: 5x0,30 + 4x0,20 + 5x0,15 + 4x0,15 + 4x0,10 + 5x0,10 = 4,55

Απόφαση: Δοκιμάστε πιλοτικά τώρα.

2. Αναζήτηση σε Συμβάσεις με Citations (Legal)

• Αντίκτυπος: 4
• Δεδομένα: 4
• Διαδικασία: 4
• Ρίσκο: 3
• Διασυνδέσεις: 3
• Χρηματοδότηση: 4

Βαθμολογία: 4x0,30 + 4x0,20 + 4x0,15 + 3x0,15 + 3x0,10 + 4x0,10 = 3,75

Απόφαση: Προετοιμαστείτε και δοκιμάστε πιλοτικά.

3. Ψηφιακός Φάκελος Προσωπικού & Ειδοποιήσεις (HR)

• Αντίκτυπος: 4
• Δεδομένα: 3
• Διαδικασία: 4
• Ρίσκο: 4
• Διασυνδέσεις: 3
• Χρηματοδότηση: 4

Βαθμολογία: 4x0,30 + 3x0,20 + 4x0,15 + 4x0,15 + 3x0,10 + 4x0,10 = 3,65

Απόφαση: Προετοιμαστείτε και δοκιμάστε πιλοτικά.

Προϋποθέσεις ολοκλήρωσης για επιτυχημένο pilot

• Ακρίβεια εξαγωγής > 95% στα κρίσιμα πεδία.
• Σωστές απαντήσεις ≥ 85%.
• Μείωση χρόνου ολοκλήρωσης διαδικασίας ≥ 50%.
• Ποσοστό πλήρους αυτοματοποίησης (χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση) ≥ 60% για τυποποιημένα βήματα.
• Ενσωμάτωση με 1 βασικό σύστημα (ERP/CRM/HRIS).
• Ξεκάθαρες οδηγίες για εξαιρέσεις και υποστήριξη.

Συχνά λάθη στην επιλογή use cases

• “Πρώτα σχεδιάζουμε τη διαδικασία, μετά ελέγχουμε τα δεδομένα” → εύθραυστα αποτελέσματα.
• Πιλοτικές υλοποιήσεις χωρίς επόπτη και χρηματοδότηση.
• Χωρίς KPIs και προϋποθέσεις ολοκλήρωσης.
• Αγνόηση στρατηγικής (δικαιώματα πρόσβασης, έλεγχος, διατήρηση δεδομένων).
• Καμία διασύνδεση → επιστροφή σε χειροκίνητες καταχωρήσεις.

KPIs που αξίζει να ορίσετε από την αρχή

• Κόστος/έγγραφο και κόστος/απάντηση.
• Χρόνος για απάντηση και χρόνος για μεταφορά δεδομένων (π.χ. στο ERP).
• Ποσοστό αποκλίσεων και μέσος χρόνος επίλυσης σφαλμάτων.
• Ποσοστό υιοθέτησης από τους χρήστες (ενεργοί χρήστες ανά ημέρα ή ανά μήνα, βαθμός ικανοποίησης χρηστών).
• Αποτελέσματα εσωτερικού ελέγχου και περιστατικά πρόσβασης κατά παράβαση της πολιτικής.

Προτεινόμενα internal links

• Αυτοματισμός Τιμολογίων με AI
• Από το manual ξεφύλλισμα σύμβασης στην αυτόματη εύρεση ρήτρας
• Αυτοματοποίηση HR Εγγράφων
• Προμήθειες & Διαχείριση Προμηθευτών με AI

Θέλετε το Scoring Matrix σε template με φόρμουλες?
Ζητήστε ένα σύντομο demo και θα το προσαρμόσουμε στα δικά σας δεδομένα με 2–3 live παραδείγματα.